Frente a una base de software envejecida, reducciones presupuestarias y de personal, el sector público aún está obligado a operar de manera eficiente. Esto significa proyectos de transformación digital acelerados para mejorar la productividad de los empleados, satisfacer las demandas de los ciudadanos y adherirse a restricciones regulatorias cada vez más estrictas. En el corazón de esta transformación, la automatización de procesos complejos está emergiendo como esencial, ya que ofrece una manera de enfrentar los desafíos actuales del sector público y, al mismo tiempo, allana el camino hacia procesos más ágiles y eficientes.
En un sector público que busca productividad, el primer obstáculo a superar se presenta por el elemento humano. Las sucesivas reducciones presupuestarias han llevado a una reducción significativa en el número de personal, planteando un gran desafío en términos de eficiencia operativa. El segundo desafío radica en el software obsoleto. Las agencias públicas pueden depender de soluciones de 10 o 15 años de antigüedad que a menudo ya no son mantenibles. Con un número reducido de personal, la modernización del software de los sistemas de información puede quedar aún más relegada: "nos arreglamos con lo que tenemos".
La automatización de procesos respalda mejores operaciones
En este contexto, la adopción de una herramienta de automatización de procesos (como una plataforma de BPM - Gestión de Procesos de Negocio) hace posible acelerar, adaptándose al ritmo de los cambios de TI.
Dichas herramientas, particularmente aquellas basadas en el estándar BPMN, facilitan la automatización y la gestión más eficiente de los flujos de trabajo, incluso los más complejos, como en ministerios, instituciones públicas industriales y comerciales o agencias gubernamentales. Son particularmente efectivas para la gestión de procesos de RRHH o financieros donde hay múltiples niveles de validación necesarios en algunos procedimientos. Estas soluciones también ofrecen una excelente conectividad con protocolos de conexión Single Sign On (SSO) para recopilar, gestionar y asegurar los datos necesarios para estos servicios.
Las herramientas de BPM equipadas con capacidades avanzadas de interfaz facilitan la integración de procesos automatizados con los sistemas de información existentes de la organización. Una fuerza laboral más pequeña puede gestionar efectivamente un mayor número de aplicaciones.
Los equipos de TI que implementaron una solución de automatización de procesos utilizando una plataforma BPM informaron un ahorro promedio del 25% en tiempo de desarrollo en comparación con el desarrollo tradicional. El equipo puede aprender fácilmente a usar la plataforma con el marco de desarrollo. Las herramientas de automatización de procesos también promueven la colaboración entre los desarrolladores y los usuarios de negocio. Una interfaz gráfica permite que ambos equipos visualicen la secuencia de tareas, vean cómo se ingresa y trata la data, etc. Además, los procesos automatizados con tecnología BPM son trazables y auditables en caso de una inspección.
También hay un impacto positivo en costos. Más allá de ahorrar tiempo y dinero, el uso de una herramienta BPM cumple con el desafío de la mejora continua para los actores del sector público. Automatizar procesos previamente realizados manualmente ayuda a limitar los errores humanos y garantizar la calidad de las operaciones. Por ejemplo, en un servicio de soporte interno, automatizar el seguimiento de solicitudes y el rastreo de tickets asegura tanto un mejor control de la información en tiempo real como la satisfacción del empleado.
Interconexión, seguridad de datos y soberanía nacional
Los beneficios de las herramientas de automatización de procesos no se limitan a la facilidad de uso. También ofrecen una integración perfecta con los sistemas existentes y adaptabilidad a las necesidades específicas del sector público. Una plataforma BPM flexible debe ofrecer interfaces personalizables y opciones de configuración que permitan a los usuarios de todas las habilidades técnicas adoptarla fácilmente. Esto garantiza una mayor eficiencia en todos los niveles de la administración.
Algunas de estas soluciones gestionan los datos de manera segura con un módulo GDPR y otras según los estándares ISO 27001. Certificaciones como ISO 27001 son indicadores que atestiguan que una herramienta permite la gestión de datos segura y fiable, crucial en un contexto de transformación digital que involucra información personal o sensible. Una buena solución BPM integra cifrado avanzado, monitoreo en tiempo real y capacidades de respuesta inmediata a incidentes, asegurando la máxima protección para actividades particularmente sensibles.
Los sistemas soberanos nacionales pueden tener una importancia estratégica para determinados datos. Las herramientas de automatización también deben estar respaldadas por soluciones de almacenamiento y procesamiento que respeten la legislación; por ejemplo, los datos sensibles nunca salen del país y se gestionan de acuerdo con la normativa nacional y europea. También en este caso es importante cuestionarse la estrategia de almacenamiento a adoptar: on-premise, cloud privado, etc.
