El entorno de las tecnologías de la información (TI) en grandes organizaciones a menudo combina aplicaciones legacy y aplicaciones modernas que no siempre se comunican bien entre ellas, creando errores, ralentizando el progreso, dejando al cliente insatisfecho y frustrando a los empleados. Los líderes de los equipos técnicos deben analizar cuidadosamente y elegir soluciones con el menor impacto disruptivo, o incluso mejor, invertir en soluciones que faciliten la coexistencia.
Modernización de las tecnologías de la información: ¿qué esconde realmente esta expresión?
La expresión tiene unas cuantas definiciones, pero creo que esta la resume bien: la actualización de todo o parte de un software de TI obsoleto para dar un mejor apoyo a la empresa. Llevamos años hablando de la modernización de las tecnologías de la información a medida que el software envejece (algunos más rápido que otros). Pero hacerle frente sigue siendo toda una lucha para las empresas de todos los tamaños y sectores (por ejemplo, el gobierno, la banca o el comercio minorista). ¿Por qué? Analizaré el tema más de cerca en esta serie de artículos y espero poder darte algunas ideas útiles.
¿A qué nos referimos con «legacy»?
El adjetivo «heredado(a)» (o legacy en inglés) se refiere a la tecnología de la que la empresa ha dependido a lo largo de los años (¡tal vez incluso hayas construido tu empresa a partir de ella!) Puede incluir sistemas que sigan funcionando en procesadores centrales o que sigan utilizando programas en lenguajes como COBOL. Si es tu caso, enhorabuena, tu empresa es un ejemplo de éxito, ya que lleva en marcha lo suficiente como para tener problemas con los sistemas heredados. ;-)
Por desgracia, esto también significa que tienes tecnologías que pueden estar obsoletas o sin actualizar, incluso si siguen siendo necesarias y no se pueden reemplazar: software propietario; software desarrollado especialmente para tu industria o empresa; soluciones de creación propia. ¿Qué ocurre si el software en el que has confiado deja de ser compatible? ¿Qué ocurre si el conocimiento tecnológico y la experiencia se pierden a medida que los empleados vienen y van?
Quieres modernizarte, pero no puedes abandonarlo todo de golpe.
¿Quién se beneficia de la modernización de las TI?
¿Por qué necesitas modernizar tus sistemas y para quién? A menudo, una respuesta crítica al «porqué» es mejorar la experiencia del usuario final.
Si tu empresa cuenta con las herramientas adecuadas, funcionará de forma más eficiente y mejorará la satisfacción del cliente.
... y, al mismo tiempo, reducirá la frustración de los empleados. Esto es un beneficio importante para todos.
Pero profundicemos un poco más en el «porqué».
La modernización de los sistemas heredados consiste en actualizar la tecnología para proporcionar a tus equipos las herramientas adecuadas que les ayuden a expandir el negocio. A corto plazo, puede significar incorporar nuevo software para ahorrar tiempo en el tratamiento de tus datos (por ejemplo, por autocompletación o recuperación de datos), automatizar tareas (por ejemplo, enviar correos electrónicos o incorporar a un nuevo cliente a un banco), deshacerse del papel de una vez por todas y acceder a la información de manera rápida (y no perderla más).
Pero esto no es todo. Con el paso de los años, la transformación digital se convirtió en una operación más importante para las empresas que comenzaron a dedicar unidades de negocio para alcanzar objetivos a largo plazo, como superar a la competencia para ser prósperas y asegurar el futuro de la empresa.
Las razones para subirse al carro de la digitalización son numerosas, pero intentemos enumerar algunas de las más comunes:
- Mejorar la colaboración y la eficiencia dentro de tus equipos
- Reducir los costes de TI (aunque no parezca obvio al principio)
- Mejorar la agilidad para poder reaccionar rápidamente a los cambios del mercado (previsibles o no, como nos lo ha enseñado la covid-19)
Tener un entorno de TI moderno ya no es un deseo, sino un verdadero factor/estrategia que cambia las normas del juego en una sociedad tan digitalizada como la nuestra. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas necesitan prepararse ahora, no estar continuamente en un modo reactivo y, para eso, hay que empezar con una infraestructura de TI operativa y fiable. En resumen, ¡prepárate ahora para ser competitivo mañana!
- Charles Souillard, CEO de Bonitasoft
- Impulsa la innovación (lanza nuevos productos más rápido y vete siempre un paso por delante)
- Evita la creación de TI en las sombras (aplicaciones instaladas por los empleados sin la aprobación del departamento de informática para superar los límites del sistema de la empresa: evernote, dropbox, etc.)
- Mejora la calidad de los datos, lo que desemboca en un análisis más preciso que te ayudará a tomar decisiones informadas. Aumenta la seguridad de los datos
- (¡No dudes en sugerir más en el campo de los comentarios!)
Las empresas que modernizaron el software heredado redujeron con éxito el coste total de las operaciones comerciales en más de un 13 %. También se observó que las empresas con sistemas heredados modernizados fueron capaces de aumentar sus ingresos anuales en al menos un 14 %.
- Michael Georgiou (artículo de Imaginovation)
(¿Todavía no estás convencido? Mmm, vale, eres un hueso duro de roer. ¿Alguna vez has intentado comer espaguettis solo con una cuchara? Al final, conseguirás comértelos y te acabarás el plato porque tienes hambre, pero tardarás más que con un tenedor, tendrás que esforzarte más, probablemente necesitarás más servilletas de papel, por no mencionar la molestia que todo ello te supondrá, ¿verdad? Pues ahí queda eso.)
¿Ha llegado el momento de modernizar tus aplicaciones?
Si tus equipos están empezando a quejarse, ¡sin duda alguna es una señal! Las advertencias en una etapa temprana suelen venir de los empleados, ya que serán los primeros en tener problemas. Pueden venir del equipo de ventas que no puede generar una estimación automáticamente porque la información del cliente potencial no está actualizada en su base de datos, o del equipo de laboratorio que no puede obtener los resultados de la prueba de un paciente lo suficientemente rápido, o del agente de préstamos que no pudo encontrar un papel importante para finalizar la incorporación de un nuevo cliente: todos ellos pueden tener resultados que generen descontento para el cliente.
Los sistemas heredados de los bancos de todo el mundo siguen teniendo funciones tan importantes como la contabilidad de los depósitos, la administración de las pólizas, el servicio de préstamos y el procesamiento de los pagos.
- Charles Souillard, CEO de Bonitasoft
Si no prestas atención y esperas a abordar esos problemas, los empleados pueden dejar de mencionarlos y, simplemente, acostumbrarse a trabajar de forma lenta y con menos eficiencia. Es una reacción humana típica encontrar formas de adaptarse a la situación, buena o mala. Sin embargo, respondiendo al mejor interés de la empresa, es hora de romper con este hábito y hacer algo al respecto.
La solución no siempre es actualizar o sustituir. También merece la pena plantearse la figura de la incorporación a tu entorno informático. Una buena razón para introducir nuevas tecnologías sería que puedan comunicarse con las antiguas que ya tienes.
¿Qué te detiene?
¿El tiempo? ¿El dinero? ¿La gente? ¿Te falta la convicción de que es lo correcto? ¿Prefieres esperar y ver qué pasa ya que, por ahora, sigue funcionando? Estas son preocupaciones legítimas, pero si no te modernizas ahora, sin duda alguna las cosas irán a peor, no a mejor - es solo cuestión de tiempo. ¿No es mejor tener el control de la situación, anticiparse a futuros problemas en lugar de preocuparse por lo que podría suceder?
Si el problema es el dinero, considera sustituir los sistemas antiguos lentamente, comenzando por donde puedes obtener un mayor ROI (por ejemplo, tu CRM para un ciclo de ventas más rápido) para mostrar los resultados que te ayudarán a continuar con la modernización paso a paso.
La gente también puede ralentizar el proceso decisorio - es un hecho notorio: a la gente no le gusta el cambio.
La gente se resiste al cambio y lleva su tiempo ponerla al día.
Aprender a utilizar una herramienta nueva puede resultar desalentador cuando ya conoces los sistemas antiguos desde hace años. Es tu trabajo que acepten la idea y mostrarles las ventajas.
Sí, pero...
¿Qué sucede cuando los sistemas más antiguos ya no están actualizados ni son compatibles con los fabricantes, o cuando los expertos en una tecnología dejan la empresa y se llevan sus conocimientos con ellos? Los sistemas de las tecnologías de la información heredados también pueden exponerte a violaciones de la seguridad y al robo de datos. ¿Vamos a adelantarnos al problema antes de que se nos vaya de las manos? Descubre dónde empezar a actualizar los sistemas heredados en mi siguiente artículo.
Principales conclusiones de este artículo:
- Los sistemas obsoletos suponen un problema para muchas empresas, independientemente del tamaño o sector
- Las razones comunes para modernizar los sistemas son: reducir los costes de TI, superar a la competencia, impulsar la innovación, ahorrar tiempo, automatizar las tareas, deshacerse del papel, ofrecer más seguridad, acceder a la información de manera rápida, conectar software antiguo y nuevo...
- Si no te modernizas, ¡la cosa irá a peor, no a mejor!
