Hoy más que nunca, las empresas buscan maneras de reducir costes, racionalizar las operaciones y mejorar la eficiencia. Una serie de tendencias actuales en el mundo empresarial, como la amenaza de una recesión y la evolución hacia el trabajo a distancia, hacen imprescindible la evaluación de los procesos de negocio. ¿Están optimizados para un funcionamiento fluido a todos los niveles? ¿Y cuáles son los principales motivos para priorizar la optimización de los procesos de negocio?
Para responder a todas estas preguntas, empezaremos por definir qué es la optimización de los procesos empresariales. Se trata, en particular, de :
- Evaluar los procesos existentes para detectar cuellos de botella y vacíos
- Identificar las áreas en las que es necesario establecer flujos de trabajo y mejores prácticas
- Reconocer los beneficios para la empresa y sus equipos de la implantación y posible automatización de los procesos.
- Dedicar tiempo a establecer procesos y a aplicarlos con el equipo
La optimización de los procesos de negocio para resolver tus principales retos empresariales
Veamos algunas de las razones más importantes para establecer un flujo de trabajo de gestión de procesos empresariales.
1. Reducir los riesgos empresariales y los problemas de conformidad
La implantación de procesos operativos estándar no sólo beneficia a la empresa desde el punto de vista del beneficio, sino que también protege su integridad y la de sus empleados.
La optimización de los procesos empresariales requiere una evaluación profunda de los procedimientos operativos actuales para los flujos de trabajo clave dentro de la empresa. Este ejercicio sirve para identificar el dónde y el porqué de los vacíos o las posibles vulnerabilidades dentro de los procesos y procedimientos. Es el momento oportuno para considerar cómo se gestionan las cuestiones de cumplimiento normativo: ¿Los procesos se ajustan a las normativas de forma eficaz?
A medida que tu equipo trabaja en la optimización de estos procesos, puede poner en marcha acciones para eliminar los vacíos y evitar las vulnerabilidades. Se pueden poner en marcha flujos de contingencia. La optimización de los procesos empresariales protege los esfuerzos de continuidad del negocio, los ingresos y los empleados.
2. Eliminar los cuellos de botella y mejorar los procesos ineficientes
Una de las principales razones para hacer de la optimización de los procesos una prioridad es eliminar ciertas ineficiencias y cuellos de botella que surgen debido a la falta de flujos de trabajo establecidos o a la aplicación de las mejores prácticas, o simplemente porque los procesos deben cambiar con el tiempo a medida que cambia el contexto de la empresa.
A menudo estos cuellos de botella provienen de la falta de comprensión de lo que realmente hay que hacer como parte de un proyecto o proceso, de las tareas repetitivas y del trabajo manual que puede ser automatizado para minimizar los errores.
3. Mejorar la experiencia del cliente
Cuando se habla de la optimización de los procesos de negocio, puede que el impacto en los clientes no sea lo primero que tengamos en mente. Pero está claro que cualquier iniciativa que permita reducir los errores, agilizar los plazos de entrega y aumentar la eficiencia va a mejorar, sin lugar a dudas, la experiencia del cliente.
Una forma importante de optimizar los procesos de negocio es mirar primero la experiencia del cliente. ¿De qué se quejan sus usuarios? ¿En qué se centran la mayoría de sus tickets de soporte? ¿Qué tareas son las que más tardan los clientes en completar?
Optimizar la experiencia del cliente puede ser una forma muy eficaz de conseguir un mejor ROI.
4. Optimizar los recursos de la empresa
Con frecuencia, el proceso de evaluación de los flujos de trabajo y de racionalización de las operaciones puede ser desagradable, ya que pone de manifiesto todo el tiempo y los recursos que se pierden por culpa de la ineficacia.
La dificultad de este ejercicio puede hacer que los equipos de negocio y de TI lo eviten, sin embargo, mientras más rápida sea la racionalización y el ajuste de las ineficiencias, más efectivas serán las operaciones de tu negocio, más contentos estarán tus clientes y empleados, y mayor será el beneficio de tu empresa.
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