Hoy en día, la optimización de los procesos es crucial para garantizar la máxima eficiencia operativa y una mayor competitividad. Pero, ¿cómo saber si tus procesos de negocio funcionan realmente al máximo de su potencial? Ahí es donde entran en juego los datos de procesos. En este artículo, exploramos cómo el análisis de datos de procesos puede proporcionar información valiosa para mejorar el rendimiento del negocio. Al destacar las posibilidades que ofrece la automatización de procesos unida a un análisis de datos en profundidad, demostraremos cómo las empresas pueden utilizar estas potentes herramientas para optimizar sus operaciones y alcanzar sus objetivos empresariales. Descubramos juntos cómo aprovechar todo el potencial de los datos de procesos para transformar su empresa.
¿Qué revelan los datos de sus procesos sobre el rendimiento de las actividades de negocio? ¿Y qué se puede aprender de estos datos? Gracias a la automatización de procesos y a la capacidad de analizar datos de procesos, las empresas disponen de un potente conjunto de herramientas.
Bonita Process Insights: el vínculo entre la automatización de procesos y los datos empresariales
En general, hay una serie de elementos que contribuyen a la implantación eficaz de la automatización y optimización de los procesos empresariales. Dos de ellos son esenciales:
- El uso de una plataforma BPM para modelar, gestionar y optimizar los procesos existentes y estructurar el desarrollo de nuevos procesos.
- Una buena comprensión de lo que ocurre dentro de estos procesos, de modo que su rendimiento pueda modificarse, perfeccionarse y mejorarse continuamente para cumplir mejor los objetivos empresariales.
El camino hacia la comprensión de los datos depende de la capacidad de :
- Obtener datos de ejecución reales de procesos pasados y actuales
- Presentar estos datos de forma clara y visual
- Interactuar con estos datos visuales
- Comparar la información de los procesos obtenida con los objetivos que deben alcanzarse.
Utilizar herramientas para descubrir, visualizar y analizar datos de procesos es una forma de sacar el máximo partido a los procesos, mejorar y maximizar la eficiencia, tomar decisiones basadas en datos y aplicar ciclos de mejora continua. Los responsables de los procesos de negocio necesitan la información adecuada para asegurarse de que el rendimiento se ajusta o no a sus expectativas y, en tal caso, conocer los motivos.
En el caso de la plataforma Bonita, destinada a automatizar y gestionar procesos de principio a fin, es posible capturar datos de cada instancia de cada proceso, tanto si se completa con éxito como si no. Pero, ¿cómo acceder a estos datos y comprender lo que revelan? En eso se centra Bonita Process Insights, que ofrece una solución para aprovechar los datos generados por la automatización de los procesos de negocio.
¿Qué pueden revelar los datos de los procesos de negocio?
Hay tres preguntas que los responsables de procesos de negocio se plantean con frecuencia:
- ¿Están mis procesos alineados con mis objetivos de negocio?
- ¿Existen cuellos de botella (por ejemplo, qué tareas consumen más recursos)?
- ¿Cuál es el impacto de los cambios en mis procesos automatizados? ¿Es la última versión de mi proceso más eficiente que la anterior?
A continuación compartimos un ejemplo de nuestro webinar "¿Qué se esconde detrás de los datos de tus procesos de negocio?"
Comenzamos con un proceso de validación de facturas bastante simple, uno ampliamente utilizado en muchas empresas de todo tipo y tamaño, primero modelado y luego desplegado en Bonita, y ejecutado varias veces en un entorno de demostración. Una colección de casos individuales de validación de facturas, con sus datos de proceso, aparece disponible para su inspección.
Dos dashboards listos para usar en Bonita Process Insights muestran los datos en forma tabular y gráfica.
El dashboard Process Overview proporciona una visión general de cualquier proceso automatizado con Bonita. Muestra la actividad de ese proceso, mostrando todos los casos completados durante un periodo determinado. Este dashboard muestra que este proceso de validación de facturas tiene un objetivo definido (establecido por el responsable del proceso) que consiste en completarse en cinco minutos (A efectos de esta demostración, hemos fijado un límite de tiempo corto). El dashboard también revela que se realizaron 35 validaciones de facturas durante el periodo seleccionado, dos de las cuales no cumplieron el objetivo de 5 minutos.
Dashboard Process Overview
¿Qué ocurrió para que no se alcanzara el objetivo? Es posible que se haya producido un incidente en esta fecha concreta que haya afectado al proceso normal.
Un análisis más detallado de las trayectorias seguidas por los distintos casos en el proceso de validación de facturas revela que los dos casos fallidos incluyen un paso adicional, una validación de nivel 2, ausente en los demás casos conformes a las especificaciones.
Además, un examen más detallado de los datos disponibles indica que las etapas de validación de nivel 1 y de nivel 2 llevaron bastante más tiempo que la validación de nivel 1 sola, con dos nombres de actores asociados a estas etapas.
De esta manera, en tan solo unos minutos y con unos pocos clics en las diferentes representaciones visuales de los datos en la vista general del proceso, se dispone de un análisis inicial que permite profundizar en las razones por las que dos casos no alcanzaron el objetivo definido. Un análisis más detallado revela que cuando el importe de una factura supera los 10.000 euros, se requiere una validación de nivel 2. En los dos casos estudiados, el importe de la factura requería una validación de nivel 2, lo que prolongaba el tiempo necesario para el proceso más allá del objetivo de 5 minutos.
El segundo dashboard, Process Compare, compara los dos casos que no cumplieron el objetivo de negocio con otros casos que sí cumplieron el plazo fijado como objetivo. Un análisis más detallado revela que cuando el importe de una factura supera los 10.000 euros, se requiere una validación de nivel 2. En los dos casos estudiados, el importe de la factura requería una validación de nivel 2, lo que prolongaba el tiempo necesario para el proceso más allá del objetivo de 5 minutos.
Dashboard Process Compare
Responsables de procesos: ¿cómo aprovechar al máximo los datos de los procesos?
Este análisis proporciona información sobre la que el responsable del proceso puede actuar adecuadamente, ya sea modificando el objetivo, el propio proceso o incluso el límite de importe de validación. Aunque se trata de un ejemplo sencillo, el enfoque de análisis basado en los datos del proceso puede extenderse a todos los procesos automatizados que utilizan la plataforma Bonita. Las ventajas de Business Process Insights desde el principio son las siguientes:
- Ahora dispones de una visibilidad total de los datos de proceso: puedes extraer los datos y visualizarlos.
- Puedes utilizar estos datos para mejorar y optimizar los procesos identificando las actividades y los flujos de trabajo que retrasan o dificultan las operaciones.
- Dispones de una forma de gestionar los procesos automatizados en función de objetivos o metas específicos.
Todo el equipo de negocio puede aprovechar la información derivada de los datos de Bonita Process Insights para tomar decisiones informadas y basadas en datos. Esto ayuda a determinar dónde y cómo orientar los cambios para agilizar, optimizar y mejorar continuamente los procesos.
En resumen
En el dinámico entorno empresarial actual, es esencial aprovechar el poder de los datos para seguir siendo competitivos y lograr resultados sostenibles. Bonita Process Insights se posiciona como una verdadera herramienta de referencia, ofreciendo a las empresas una solución integral que les permite revelar el potencial oculto de sus procesos. Al proporcionar visibilidad de los datos de los procesos y permitir que los responsables de la toma de decisiones tomen medidas informadas, Bonita Process Insights permite a las empresas agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia e impulsar la mejora continua. A medida que las empresas navegan por las complejidades de los mercados actuales, la adopción de herramientas como Bonita Process Insights ya no es sólo una opción, sino un imperativo estratégico para el crecimiento sostenible y el éxito. Con la información adecuada a su alcance, las empresas pueden trazar un rumbo hacia la excelencia en los procesos, garantizando que siguen siendo ágiles, receptivas y resistentes en un entorno empresarial en constante cambio.
Bonitasoft reafirma su compromiso con la innovación y la mejora continua, proporcionando a los equipos de desarrollo potentes herramientas para acelerar el desarrollo de aplicaciones, y a los usuarios empresariales datos procesables para impulsar la optimización de procesos. Pónte en contacto con nosotros hoy mismo si quieres saber más sobre Process Bonita Insights.
