Las aplicaciones de automatización de procesos de negocio se vuelven cada vez más esenciales para todas las empresas, independientemente de su tamaño. La automatización puede ayudar a optimizar operaciones, reducir costos y mejorar la eficiencia. Además, en un entorno económico en constante cambio, puede convertirse en una ventaja competitiva crucial.
No obstante, surge una pregunta clave para las empresas: ¿es más conveniente comprar aplicaciones estándar o desarrollar sus propias soluciones de automatización de procesos de negocio?
Tomar una decisión tan compleja no debe ser tomado a la ligera, especialmente si consideramos el reciente informe de Gartner que señala que el gasto corporativo en Tecnologías de la Información continuará en aumento, especialmente en el sector del software. Según los analistas, se prevé un crecimiento del 12% en 2023 y del 13% en 2024, sobre todo en el ámbito de los softwares que ofrecen la posibilidad de obtener ventajas competitivas a través del aumento de la productividad, la automatización y otras iniciativas de transformación digital.
Ya sea que estés considerando adquirir o desarrollar una solución, el costo es un factor considerable y la opción que elijas debe alinearse con tu visión, tu planificación estratégica y tus objetivos a corto y largo plazo.
En este artículo, examinaremos exhaustivamente los beneficios y desafíos tanto de adquirir aplicaciones estándar como de desarrollar tu propia solución, proporcionándote consejos prácticos sobre los factores que debes tener en cuenta para tomar la decisión adecuada.
1. ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta al decidir entre comprar o desarrollar aplicaciones de automatización de procesos?
Es crucial que analices cuidadosamente varios factores antes de tomar una decisión sobre si optar por el desarrollo de aplicaciones a medida o adquirir una solución de software estándar para automatizar los procesos empresariales de tu empresa. Si tienes en cuenta estos elementos, estarás en posición de tomar una decisión informada que se ajuste perfectamente a tus necesidades y requisitos específicos.
- La importancia de definir el problema y el alcance de tu proyecto
Para garantizar el éxito de tu proyecto, resulta fundamental comenzar por identificar de manera precisa los problemas que necesitas resolver, y también comprender por qué es el momento adecuado para abordarlos. Es crucial que establezcas una comunicación efectiva con la dirección y los distintos jefes de equipo para conocer los puntos débiles, los retos y las áreas en las que la automatización podría generar mejoras significativas. Los puntos de vista y perspectivas de estos colaboradores pueden ser de gran ayuda para identificar los procesos que son más susceptibles de ser automatizados. En este sentido, es recomendable que determines qué tareas son tediosas, repetitivas, requieren mucho tiempo, presentan posibilidades de errores o implican grandes volúmenes de datos. Además, es esencial que identifiques los cuellos de botella y las áreas en las que la automatización puede tener un mayor impacto.
En tu búsqueda, prioriza aquellos procesos bien definidos, basados en reglas, que cuenten con entradas, salidas y puntos de decisión claros. Estos serán candidatos idóneos para la implementación de la automatización. Al hacerlo, podrás optimizar la eficiencia y productividad de tu empresa, permitiendo un manejo más eficaz de los recursos y obteniendo resultados más satisfactorios.
- Tus objetivos y los beneficios que esperas obtener de ellos
Define claramente los objetivos que deseas alcanzar con la automatización de procesos. Por ejemplo, mejorar la eficacia, reducir los errores, aumentar nuestra productividad, agilizar nuestros flujos de trabajo, acelerar los plazos de entrega, mejorar la satisfacción de nuestros clientes y liberar tiempo de nosotros, los empleados, para tareas más útiles.Es importante que calcules el número de procesos que vamos a automatizar, el número de usuarios involucrados y el nivel de integración que necesitaremos. No te olvides de estimar el retorno de la inversión (ROI) previsto, teniendo en cuenta el coste de implementar una nueva solución, el tiempo previsto para que esté en funcionamiento, los gastos de mantenimiento y, luego, el tiempo estimado que ahorraremos al automatizar lo que antes era una tarea manual. Con estos cálculos, podremos tener una visión clara de los beneficios que obtendremos al adoptar esta automatización.
- Recursos, costos y tiempo necesarios
Evalúa la disponibilidad de recursos en tu organización. Ten en cuenta si cuentas con equipos técnicos cualificados, si dispones del presupuesto necesario y si tienes suficiente tiempo para llevar adelante el proyecto. Es importante que considerar si cuentas con los conocimientos y habilidades necesarios para desarrollar aplicaciones a medida o si sería mejor opción adquirir una solución lista para usar.
Además de los costos iniciales, no olvides tener en cuenta los costos de mantenimiento y el posible rendimiento de la inversión para cada una de las dos alternativas. Es así como podrás tomar una decisión informada y acertada que te ayude a sacarle el máximo provecho a tus recursos y obtener resultados positivos para el proyecto.
- Tus necesidades de integración
Determina el nivel de integración necesario con los sistemas y aplicaciones que ya tienes en funcionamiento. Es importante evaluar si una solución estándar puede integrarse sin problemas con tu infraestructura actual, o si sería más conveniente optar por aplicaciones personalizadas para satisfacer tus necesidades de integración. De esta forma, podrás asegurarte de que la solución que elijas se adapte perfectamente a tu entorno y te brinde los resultados deseados.
- Tus necesidades de asistencia y mantenimiento
Evalúa el nivel de asistencia y mantenimiento necesitas para la solución. ¿Tienes los recursos y habilidades dentro de la empresa para ofrecer apoyo constante o prefieres contar con ayuda externa?
- Otros posibles riesgos
También, fíjate en otros riesgos, como la seguridad y confidencialidad de los datos, además de depender mucho del proveedor.
2. Ventajas y desventajas de adquirir aplicaciones de automatización de procesos de negocio
Las ventajas
- Una implementación más rápida: Optar por una aplicación estándar agiliza considerablemente el proceso en comparación con el desarrollo de aplicaciones a medida, lo que se traduce en un retorno de inversión mucho más rápido.
- Ahorro en costes iniciales: Las aplicaciones estándar suelen ser más económicas, ya que los costes de licencia son inferiores en comparación con el desarrollo completo de una solución personalizada.
- Acceso a nuevas funcionalidades siguiendo las tendencias del mercado: Los proveedores externos de software tienen como objetivo mejorar constantemente sus soluciones añadiendo nuevas funcionalidades y siguiendo las tendencias de la industria, del mercado, etc.
Desventajas
- Personalización limitada: Las aplicaciones estándar pueden no satisfacer completamente tus necesidades y requisitos específicos, ni ofrecer el mismo nivel de personalización que las soluciones personalizadas, lo que puede conducir a ineficiencias o soluciones alternativas. Esto puede ser especialmente problemático cuando se trata de flujos de trabajo complejos o de estructuras de sistemas de información específicas. Puede haber limitaciones en términos de funcionalidad o flexibilidad, lo que obliga a las organizaciones a adaptar sus procesos a la solución.
- Dificultades de integración: Integrar una aplicación lista para usar en los sistemas y aplicaciones existentes puede ser complejo y llevar tiempo. Puede requerir esfuerzos y recursos adicionales para garantizar una integración sin problemas y un flujo de datos entre los diferentes sistemas existentes en la empresa.
- Dependencia del proveedor: Cuando las empresas adquieren una aplicación estándar, se vuelven dependientes del proveedor para las actualizaciones, el soporte y los desarrollos futuros, lo que puede limitar su flexibilidad y control.
- Riesgo de obsolescencia: Las soluciones listas para usar pueden volverse obsoletas a medida que la tecnología y las necesidades de la empresa evolucionan, lo que puede obligar a la empresa a invertir en una nueva solución.
- Escalabilidad ilimitada: Muchas aplicaciones estándar pueden tener limitaciones en términos de capacidad de crecimiento y no ser capaces de hacer frente al crecimiento futuro.
Cuándo comprar: ejemplos de casos de uso
- Caso de uso 1: Software de gestión de tickets para el soporte al cliente
Un software de gestión de tickets para el soporte al cliente o el soporte interno de una empresa puede ser tratado de manera eficiente mediante una solución estándar. Estas herramientas listas para usar vienen con flujos de trabajo de tickets, bases de conocimiento y funciones de comunicación con los clientes, lo que las hace fáciles de implementar y utilizar.
- Caso de uso 2: Seguimiento del tiempo de trabajo
Para automatizar el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados, la compra de un software de recursos humanos es una opción rentable. Estas soluciones suelen ofrecer interfaces de usuario fáciles de usar e integración con los sistemas de nómina, lo que permite optimizar el proceso de recursos humanos sin requerir una personalización importante.
- Caso de uso 3: Gestión de gastos
Los procesos de gestión de gastos, como el reembolso y la aprobación de gastos profesionales, pueden gestionarse eficientemente con un software prefabricado de gestión de gastos. Estas soluciones cuentan con flujos de trabajo estandarizados, capacidades de escaneo de recibos y aplicación de políticas de gastos, lo que simplifica los procesos financieros.
3. Avantages et inconvénients de développer des applications personnalisées d'automatisation des processus métier
Las Ventajas
- Personalización: El desarrollo de aplicaciones de software específicas para una empresa garantiza que se adapte a sus necesidades. Ofrece la flexibilidad necesaria para ajustar la solución a los requisitos y procesos específicos de la empresa y no al revés. Esto es especialmente importante cuando se trata de flujos de trabajo complejos y sistemas de información específicos, ya que permite una mayor adaptabilidad y eficiencia. También permite a las empresas priorizar las características y funcionalidades más importantes para sus negocios.
- Flexibilidad: La creación de aplicaciones personalizadas permite realizar cambios y actualizaciones según evolucionen sus necesidades, lo que garantiza la relevancia y eficacia del software con el tiempo.
- Ventaja competitiva: El desarrollo de una solución de automatización de procesos puede ofrecer una ventaja competitiva al permitir que las organizaciones se diferencien en el mercado. Permite implementar características y capacidades únicas que no están necesariamente disponibles en soluciones prefabricadas. La solución puede diseñarse para resolver problemas específicos y optimizar procesos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
- Escalabilidad: Una aplicación personalizada puede ser diseñada para adaptarse al crecimiento de la organización y la evolución de sus necesidades. Puede ser fácilmente ampliada o modificada para ajustarse al aumento de la carga de trabajo o a los cambios en las necesidades de la empresa.
- Integración: Las aplicaciones personalizadas permiten una integración perfecta con los sistemas y procesos existentes. Esta integración ayuda a optimizar el flujo de datos, reducir la entrada manual de datos y eliminar la necesidad de manejar datos duplicados.
- Mejor alineación con la cultura y valores de la empresa: Una aplicación a medida puede ser diseñada para reflejar la cultura, los valores y la visión de su organización. Esta alineación fomenta la adopción por parte de los usuarios y el compromiso de los empleados, lo que se traduce en mayor productividad y satisfacción.
- Seguridad: Tendrás control total sobre los aspectos relacionados con la seguridad, lo que permite procesar datos sensibles con confianza y reduce el riesgo de posibles violaciones. También puedes implementar protocolos de seguridad robustos adaptados a las necesidades específicas de tu organización.
- Análisis e informes detallados: Una aplicación personalizada puede recopilar y analizar datos de manera alineada con sus objetivos comerciales. Puede generar informes más detallados y relevantes para identificar cuellos de botella, hacer seguimiento del rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
- Mejoras y actualizaciones continuas: El desarrollo de aplicaciones te brinda la ventaja de mejoras y actualizaciones continuas. Tu equipo puede responder rápidamente a los comentarios de los usuarios y a las necesidades evolutivas, implementando de manera más rápida las mejoras necesarias.
- Control de costos a largo plazo: Si bien el desarrollo de aplicaciones personalizadas puede requerir una inversión inicial significativa, a menudo permite ahorrar a largo plazo, especialmente si sus necesidades son muy específicas, ya que no pagará por características que no necesita.
Desventajas
- Costos iniciales más elevados: Como mencionamos anteriormente, el desarrollo requiere una inversión inicial significativa en términos de tiempo, dinero y recursos. Implica costos relacionados con el desarrollo, pruebas, implementación, soporte y mantenimiento continuo. Los costos iniciales pueden ser más altos que los asociados con la compra de una aplicación lista para usar.
- Experiencia: El diseño de una solución requiere conocimientos y habilidades especializadas en tecnologías de automatización y desarrollo. Debe asegurarse de contar con la experiencia necesaria internamente o a través de un socio integrador para llevar a cabo este proyecto.
- Tiempo de comercialización: El desarrollo lleva tiempo, lo que puede retrasar la implementación de la solución y la obtención del retorno de la inversión (ROI).
Cuándo desarrollar: ejemplos de casos de uso
- Caso de uso 1: Procesos de negocio específicos
En sectores donde los procesos son altamente especializados y las soluciones listas para usar pueden no ser adecuadas, el desarrollo de aplicaciones personalizadas de automatización de procesos puede ser la mejor opción. Las soluciones personalizadas pueden adaptarse a regulaciones específicas, estándares comerciales y requisitos particulares de la empresa.
- Caso de uso 2: Flujos de trabajo y procesos interfuncionales y complejos
Cuando los flujos de trabajo involucran varios servicios y procesos interdependientes complejos, el desarrollo de una solución personalizada puede ofrecer un mayor control y personalización. Este tipo de aplicaciones puede integrar diversos sistemas y fuentes de datos para garantizar una comunicación y flujo de información fluido en toda la organización.
- Caso de uso 3: Lógica de negocios personalizada
Si une entreprise ou organisation dispose d'une logique et de règles métier uniques et personnalisées qui la distinguent de ses concurrents, il est préférable de développer une application personnalisée. Cela permet à l'entreprise de préserver son avantage concurrentiel et de s'assurer que l'automatisation s'aligne parfaitement sur son modèle d'entreprise.
- Caso de uso 4: Escalabilidad y adaptabilidad futuras
Para empresas con planes de crecimiento a largo plazo y necesidades en evolución, una solución de automatización personalizada puede diseñarse teniendo en cuenta la escalabilidad y adaptabilidad. Esto permite a la empresa ajustar y expandir la automatización según sus necesidades cambiantes, sin estar limitada por las restricciones de un producto prefabricado.
4. Desarrollar o comprar aplicaciones de automatización de procesos comerciales: ¡nuestro veredicto!
En conclusión, la decisión de desarrollar o comprar una aplicaciones de automatización de procesos de negocio depende de varios factores, incluidas las necesidades de la empresa, el presupuesto y los recursos internos. El desarrollo de aplicaciones ofrece más personalización, flexibilidad y control, pero conlleva costos iniciales más altos. La compra de una aplicación estándar puede ser menos costosa y más rápida de implementar, pero puede tener limitaciones en términos de personalización e integración con los sistemas existentes.
Si su estructura de TI está bastante estandarizada, tus procesos son simples y se limitan a las fronteras comerciales de uno o dos departamentos, la compra de una aplicación estándar puede satisfacer perfectamente tus necesidades. También puede ser la forma más rápida de resolver problemas específicos en etapas precisas del ciclo de vida del negocio.
Por otro lado, si deseas automatizar procesos y flujos de trabajo complejos dentro de sistemas de información altamente específicos, puede ser más ventajoso desarrollar aplicaciones personalizadas utilizando soluciones como Bonita, una plataforma de código abierto y extensible que otorga a los equipos de desarrollo el poder de abordar los casos de uso más exigentes en automatización de procesos. Esto también te permitirá liberarte de las limitaciones que las aplicaciones estándar no pueden superar.
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