Modelado de procesos con BPMN: aporta claridad al caos
Imagina tener un mapa claro para todas tus operaciones de negocio. Eso es lo que ofrece la modelización de procesos de negocio con BPMN (Business Process Model & Notation), pero esto es solo el comienzo. Vamos a explorar cómo la automatización de procesos puede transformar las operaciones de la empresa y aumentar la productividad utilizando modelos de procesos de negocio.
¿Qué es el BPMN?
El BPMN es una notación gráfica utilizada para especificar procesos de negocio en un modelo de proceso. Es un estándar desarrollado por el Object Management Group (OMG) con el objetivo de ofrecer una notación que sea fácilmente comprensible para todos los interesados, incluidos analistas de negocio, desarrolladores técnicos y responsables de negocio.
Con un estándar abierto como BPMN, puedes:
- Obtener una comprensión completa del ciclo de vida de un proceso de negocio complejo.
- Optimizar los workflows para mejorar la eficiencia y el rendimiento general.
- Reducir tareas redundantes y errores humanos proporcionando directrices claras de procesos.
- Fomentar la innovación al cerrar la brecha entre el negocio y la TI, permitiendo una colaboración más efectiva.
BPMN y modelado de procesos: lleva tus workflows al siguiente nivel
Modelar un proceso de negocio implica crear una representación visual de las tareas a realizar, asignar quien es responsable para cada tarea y definir el orden en la que estas se ejecutan. Esto significa mapear todos los workflows en procesos de extremo a extremo, utilizando representaciones gráficas que identifican:
- El "qué": la tarea que se realiza.
- El "quién": el actor responsable, que puede ser una persona, un sistema o incluso un robot.
- El "orden": que describe el proceso paso a paso.
- Un comienzo y un final claros.
Ejemplo de un diagrama BPMN
Un proceso también puede incluir subprocesos (o workflows dependientes) y puede llegar a ser bastante complejo. Los modelos de procesos de negocio muestran visualmente tanto las acciones que ocurren secuencialmente como aquellas que se desarrollan de manera simultánea.
Cada proceso de negocio puede ser modelado visualmente. Este proceso requiere tiempo y la participación de las partes interesadas, quienes pueden identificar el qué, el quién y en qué orden se deben realizar las tareas.
Existen diversas formas de modelar un proceso, desde métodos sencillos como papel y lápiz o notas adhesivas en una pared, hasta el uso de software de diagramas de flujo o plataformas de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Analicemos por qué los modelos BPM son tan relevantes en el contexto de la automatización de procesos de negocio.
Un software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM), como la plataforma de automatización de procesos Bonita de Bonitasoft, incluye una capacidad integrada de modelado de procesos. En Bonita, esta capacidad está incorporada en Bonita Studio. Los modelos de procesos de negocio en un software BPM se basan en el estándar de modelado BPMN 2.0.
“El Business Process Model and Notation (BPMN) se ha consolidado como el estándar de facto para los diagramas de procesos de negocio. Está diseñado para ser utilizado directamente por los interesados que diseñan, gestionan y ejecutan procesos de negocio, pero al mismo tiempo, debe ser lo suficientemente preciso como para permitir que los diagramas BPMN se traduzcan en componentes de software de procesos. El BPMN utiliza una notación fácil de usar, similar a un diagrama de flujo, y es independiente de cualquier entorno de implementación en particular.”
- Object Management Group, Especificación de Business Process Model and Notation, BPMN.org
El estándar BPMN ofrece dos capacidades críticas que lo hacen una opción atractiva para mejorar las operaciones de negocio:
- Proporciona símbolos de modelado visual que se asemejan a los de los diagramas de flujo estándar. Aunque no son exactamente iguales, son lo suficientemente intuitivos como para que tanto los equipos de negocio como los de TI puedan aprenderlos y utilizarlos rápidamente.
- Detrás de los símbolos de BPMN hay código, y es este código el que impulsa el motor BPM, convirtiendo el modelo de proceso en una aplicación que puedes implementar y ejecutar como una operación de negocio.
El BPMN literalmente convierte tu modelo de proceso en una aplicación de negocio automatizada. Ese es el superpoder de utilizar BPMN para la modelización de procesos.
Procesos de negocio complejos: estrategias de modelización avanzada
Explorando más a fondo qué significa realmente "complejo", el poder de la modelización de procesos de negocio con BPMN en una plataforma como Bonita se pone de manifiesto en procesos críticos que son esenciales para el éxito de una empresa.
Cada organización tiene sus propios procesos críticos únicos y un conjunto particular de sistemas de información, como CRM, ERP, plataformas de comunicación como el correo electrónico o mensajerías instantáneas, entre otros. Algunos de estos sistemas son internos y propietarios; otros son servicios SaaS; algunos son microservicios. La combinación de estos sistemas de información se extiende y diversifica ampliamente en las empresas actuales.
Modelizar procesos complejos implica considerar las interacciones con estos sistemas en cada etapa en la que se acceden. La orquestación de todos estos sistemas es una función clave del BPMN: dado que los modelos BPM se convierten en los procesos reales, el equipo de desarrollo de TI puede trabajar con estos modelos "detrás de escena" para ampliarlos y conectarlos literalmente con todos los demás sistemas de información de la empresa de los que depende el proceso.
Cómo Bonita potencia la modelización de procesos con BPMN
Bonitasoft cuenta con una vasta experiencia en automatización de procesos, acumulando 15 años de especialización en la modelización de procesos de negocio con tecnología BPM. La empresa fue fundada con el propósito específico de lanzar Bonita, y el componente de modelización de procesos de Bonita Studio fue desarrollado y perfeccionado conforme a la especificación BPMN 2.0.
Bonitasoft ha demostrado su liderazgo en BPMN 2, habiendo incluso elaborado un e-book sobre esta tecnología.
Los consultores de Bonitasoft han colaborado con decenas de clientes de Bonita para ayudarlos a implementar aplicaciones basadas en procesos de negocio. ¡Estos proyectos siempre comienzan con la modelización de procesos!
A continuación, te compartimos algunas de las mejores prácticas que hemos aprendido a lo largo del camino. ¡Aprovecha nuestra experiencia! Siguiendo estas recomendaciones, podrás crear diagramas BPMN efectivos y fáciles de entender, que pueden ser utilizados por todos los interesados, y dar lugar a aplicaciones automatizadas y optimizadas.
10 mejores prácticas para modelar un proceso de negocio
Prepárate
- Familiarízate con el BPMN: ¡Lee la guía! Conocer bien el BPMN es esencial para un modelado eficaz.
- Involucra a todos los interesados: Asegúrate de entender completamente el proceso a través de la colaboración con todas las partes involucradas.
- Considera la modelización como un borrador inicial: Al modelar un proceso, lo estarás "poniendo por escrito". Prepárate para iterar y refinar el modelo a medida que avanzas.
- Si modelas un proceso existente: Mapea cómo funciona actualmente en tu empresa, sin hacer suposiciones.
- Documenta claramente todas las suposiciones: Esto asegura que todos los interesados estén alineados y comprendan las bases del modelo.
Crea el modelo de proceso de negocio con BPMN
- Empieza con lo esencial: Define lo que debe suceder y en qué orden. Modeliza el proceso tarea por tarea, utilizando los elementos fundamentales de BPMN: eventos, actividades, compuertas y flujos.
- Comienza con una visión general: Luego, añade detalles gradualmente, como quién participa, cómo se ejecuta y con qué recursos.
- Define el “quién” en cada tarea: Incluye tanto actores humanos como sistemas, basándote en la estructura organizativa para establecer la jerarquía: quién actúa y quién aprueba.
- Identifica las necesidades de TI: Determina dónde se requieren integraciones con los sistemas de información (SI). Como parte del equipo de interesados, el equipo de TI sabrá dónde se necesitan estas conexiones.
- Crea un proceso principal y subprocesos: Desarrolla un proceso principal completo, de extremo a extremo, y utiliza subprocesos para las partes sujetas a cambios. Esto mantiene el diagrama principal limpio y manejable, permitiendo a los propietarios de subprocesos realizar ajustes sin afectar el proceso principal.
¡Y por supuesto: refina y mejora!
Revisa regularmente tus modelos BPM con los interesados para garantizar su precisión y exhaustividad. Recibe retroalimentación y ajusta el modelo según sea necesario.
Los principales beneficios de usar BPMN para la modelización de procesos
Preguntamos a los usuarios de la plataforma Bonita en industrias orientadas al público qué opinan sobre las capacidades BPMN de Bonita Studio. Las opiniones de estos equipos de negocios y de desarrollo sobre el uso de BPMN para modelar procesos de negocio con vistas a su automatización destacan la facilidad de uso, las robustas capacidades de modelización, la flexibilidad y la rapidez con la que se pueden diseñar y prototipar procesos de negocio.
La interfaz gráfica y las opciones de personalización, directamente vinculadas al motor BPM, hacen de Bonita Studio una herramienta excepcionalmente útil para la modelización de procesos de negocio y su posterior automatización.
Lo que dicen los clientes sobre el uso de BPMN para modelos de procesos y automatización
“Modelar con BPMN simplifica las fases de diseño y prototipado en el desarrollo de aplicaciones de negocio. Es fácil de entender y de compartir con los interesados comerciales, lo que mejora la comunicación y el alineamiento.”
- Líder de proyecto, departamento gubernamental nacional, 6200 empleados
“Las interfaces intuitivas y la combinación eficaz de código, diseño y elementos de modelización facilitan el desarrollo rápido de aplicaciones. Comenzamos rápidamente y creamos proyectos piloto en un modo de ganancia rápida.”
- Miembro del equipo de TI, sector educativo, 1760 empleados
En resumen
Los procesos de larga duración en las operaciones de negocio tienden a acumular complejidad: las organizaciones cambian, las estrategias evolucionan, las necesidades de los clientes se transforman, los procesos se modifican y la tecnología avanza. Cuando los procesos de negocio no se adaptan al ritmo de estos cambios o se ajustan de manera improvisada, el resultado suele ser el caos.
La modelización de procesos es el primer paso para traer claridad al caos. Además, es esencial para avanzar hacia la automatización, la optimización y el mantenimiento sostenible de los procesos. La plataforma de automatización de procesos Bonita, con su estudio de modelización visual BPMN, ofrece una herramienta poderosa para mapear con claridad tus operaciones de negocio y transformar las operaciones de negocio, incrementando la productividad a través de aplicaciones basadas en procesos eficientes.
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