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Grupo SEGEF

SEGEF mejora la comunicación interna gracias a la estructuración de sus flujos de negocios con Bonita

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Grupo SEGEF

SEGEF es un grupo de distribución ubicado en la región de Midi-Pyrénées. Esta PYME de 350 empleados reúne a las dos marcas Intersport y Midica y genera más de 50 millones de euros en ventas.

SEGEF tiene 6 tiendas de artículos deportivos de Intersport en Toulouse, Tarn y Lot y su primera tienda de artículos para el hogar Midica en Toulouse.

Además de sus 7 tiendas, SEGEF tiene una oficina central cerca de Toulouse donde se gestionan sus funciones de soporte, como Recursos Humanos, marketing, compras, contabilidad y TI.

Desafíos

Varias dificultades relacionadas con la falta de estructuración de ciertos flujos han sido durante mucho tiempo un problema dentro de SEGEF.

En primer lugar, el proceso de actualización de precios en los estantes de la tienda Midica necesitaba atención debido a la falta de comunicación entre el departamento de ventas de la tienda ubicada en el centro de Toulouse y la sede administrativa ubicada fuera de la ciudad. La implementación de un flujo estructurado y automatizado fue necesaria para transmitir información entre el departamento de ventas, responsable de remitir los productos a los proveedores, y a la administración administrativa, responsable de integrarlos en la base de datos de ERP. Hay alrededor de 100,000 artículos por año para ingresar o actualizar.

Además, la gestión de la llegada de nuevo personal dentro de todo el grupo fue otra área que el departamento de Recursos Humanos quería mejorar. Se les informó solo después de la llegada de nuevos empleados, lo que a menudo resultaba en una integración deficiente de la nueva persona, dificultades en el procesamiento de sus archivos, demora en el pedido de materiales, en la asignación de direcciones de correo electrónico y en la creación de cuentas de correo electrónico e intranet, etc.

Estructuración y organización de flujos para una mejor gestión

El grupo de distribución SEGEF (Intersport, Midica) ha optado por implementar la solución Bonita en su sistema de información para optimizar la actualización de los precios de los productos y para administrar su personal de forma más eficiente.

Los problemas de Recursos Humanos primero llevaron a SEGEF a implementar una solución Bonita. Luego, después del desarrollo simplificado de aplicaciones y pruebas para la gestión de compras de TI, se implementó el primer gran proyecto: la actualización de los precios de los productos. Antes de implementar Bonita, la comunicación sobre los precios se realizaba por correo electrónico y la entrada de datos se hacía manualmente en archivos de Excel.

Para optimizar el procedimiento y evitar errores de entrada de datos, las operaciones se dibujaron y luego se modelaron como procesos en Bonita. Hoy en día, la obtención de precios de los proveedores por correo electrónico se ha automatizado, al igual que la recuperación de información en el ERP y la recuperación de artículos de la base de datos. Pero lo mejor de todo es que todos los pasos necesarios para completar una tarea ahora están centralizados en la misma interfaz, por lo que los usuarios ya no tienen que cambiar entre ERP, correo electrónico y Excel.

Adicionalmente, los tableros de control permiten a los gerentes seguir fácilmente el progreso del trabajo y proponer mejoras a los procesos.

El departamento de RRHH de SEGEF quería optimizar la gestión de recursos humanos mediante la implementación de archivos de empleados sin papel, para garantizar un seguimiento efectivo a lo largo de su contrato con la empresa. El departamento de TI implementó la solución Bonita para gestionar todo el proceso desde la llegada de un nuevo empleado a la empresa. Ahora, el departamento de RRHH y los empleados completan formularios en línea administrados por Bonita que actualizan automáticamente la base de datos de ERP. El departamento de TI es informado inmediatamente de la llegada de un nuevo empleado.

Procesos optimizados e información más confiable

Hoy en día, la comunicación entre diferentes equipos y sitios se ha vuelto más fluida y el procesamiento de datos es más rápido.

El número de litigios se ha reducido porque la información de precios se integra a tiempo, respetando así los acuerdos con los proveedores. La cadena de procesamiento también se ha suavizado, ya que las facturas ya no están bloqueadas.

Uno de los beneficios más importantes también se encuentra en la trazabilidad de la información, con todos los intercambios ahora almacenados en las bases de datos de la empresa. En el caso de una disputa con un proveedor, los equipos tienen fácil acceso a la información, ya sea mediante intercambios de correo electrónico, fechas de integración de precios o procesamiento de información en Bonita o en el ERP.

Además, gracias a los tableros avanzados, ahora se pueden medir con precisión diferentes acciones, con una mayor visibilidad del progreso. Los empleados vieron rápidamente el tiempo ahorrado y el aumento de la calidad del trabajo realizado. La empresa ha adquirido así una verdadera madurez de su flujo de procesos con la nueva automatización, generando una mejora general de su organización.

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