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Institución nacional de adquisiciones

Automatizando Seis Procesos en Seis Meses

Bonita ha sido utilizada por un instituto responsable de las adquisiciones para automatizar varios de sus procesos administrativos centrales, para sus empleados. La institución contactó BMLaurus, socio de Bonitasoft enfocado en la administración de la tecnología ya que necesitaba una herramienta de BPM que liberase parte del tiempo que su personal estaba gastando en la administración.

Objetivos 

 

  • Controlar y supervisar cada adquisición para su administración pública.
  • Reducir la cantidad de tiempo dedicado en la documentación, e identificar y eliminar los cuellos de botella en sus procesos.

La elección de Bonita 

Luego de evaluar varios tipos de soluciones BPM, BMLaurus descubrió que Bonita era la solución más fácil de usar y que ofrecía un medio fácil para conectarse al ERP del instituto y otras bases de datos a través de conectores predefinidos personalizables.

Bonita también fue muy rentable en comparación con los proveedores propietarios. Además, apreciaron el profesionalismo y el modelo de negocio de Bonitasoft.Valoraron esta solución de código abierto con el apoyo de la comunidad y el soporte disponible comercialmente del experimentado equipo de Servicios Profesionales de Bonitasoft, que han trabajado junto con el equipo de investigación y desarrollo durante más de tres años.

El personal del instituto también tomó tres días de entrenamiento a distancia para aplicar modelado de procesos.

Implementación de Bonita

Los procesos automatizados incluyen procesos de recursos humanos para solicitudes de tiempo de vacaciones, solicitudes de reembolso y viajes, gestión de importaciones para cuando un bien o servicio no se fabrica localmente y gestión de incidentes para informar problemas con su software de adquisición pública.

Beneficios

Con Bonita, la institución ha reducido la cantidad de papel involucrado en los procesos y muchos de los empleados pueden dedicar más tiempo a otras responsabilidades.

Desde que implementó la aplicación en enero de 2012, cada uno de los 300 empleados de la institución ha utilizado Bonita para solicitar, aprobar o administrar un proceso en particular.

BMLaurus

 

BMLaurus

BMLaurus es socio de Bonitasoft desde 2011. Una empresa con operaciones en Ecuador desde 2007, BMLaurus se especializa en mantenerse al día y aplicar nuevas tendencias en la gestión empresarial de gestión de proyectos, gestión de calidad y gestión de tecnología.

Resultados clave 

  • Gracias al éxito con Bonita, la institución solicitó la implementación de cuatro procesos adicionales.
  • Dado que el equipo de Recursos Humanos de la institución ya no está manejando tareas manualmente, como hacer cálculos de los pagos diarios de los empleados para viajar, ahora son más productivos y pueden enfocarse en otras responsabilidades.
  • Con Bonita, la institución ha reducido la cantidad de papel involucrado en los procesos ahora que gran parte de su solicitud y aprobación se completa en línea y con firmas digitales.
  • La institución cuenta con aproximadamente 300 empleados. Desde el Secretario General hasta el Asistente Junior, todos los empleados han utilizado Bonita para solicitar, aprobar o administrar un proceso en particular.

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¡Hablemos!

“Después de implementar Bonita, realmente se redujo el tiempo dedicado al papeleo para la administración y con el software de código abierto, pudimos cerrar la brecha entre la tecnología de punta y el precio".​​​

Santiago Cartagena, Consultor, BMLaurus