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Universidad de Old Dominion

Los procesos de solicitud de cuenta ahora se ejecutan 3 veces más rápido gracias a Bonita.

 

Old dominion

Universidad de Old Dominion 

La Universidad de Old Dominion  (UOD) ha sido una universidad pública de investigación en Norfolk, Virginia por más de 80 años, y es uno de los mayores proveedores de cursos de aprendizaje a distancia en línea de los Estados Unidos.

Cuenta con más de 24,000 estudiantes y más de 1,200 maestros. La Universidad de Old Dominion ofrece 70 licenciaturas, 60 maestrías y 36 programas de doctorado y 2 títulos de especialista en educación. La eminente beca de la UOD y la enseñanza innovadora y atractiva promueven programas reconocidos a nivel nacional. Además, UOD se enorgullece de proporcionar investigación de vanguardia y alianzas estratégicas con el gobierno, las empresas, la industria, las organizaciones y las artes.

Necesidades comerciales de UOD

Con una cantidad tan grande de estudiantes, personal y facultades, la Universidad de Old Dominion gestiona una inmensa cantidad de datos y tiene una compleja estructura de organización matricial.

El proceso de solicitud de cuenta de UOD gestiona datos de usuarios de diferentes sistemas en toda la universidad. Las cuentas incluyen acceso a servicios simples como correo electrónico, LAN, cuentas UNIX, archivos compartidos y otros datos confidenciales. Los nuevos miembros del personal y del cuerpo docente, al igual que los  estudiantes que trabajan,  solicitan estas cuentas a través de un proceso manual en papel.

El objetivo del proyecto era automatizar todas estas solicitudes de cuentas, para dar como resultado un sistema en línea totalmente electrónico que eliminaría la necesidad de un procesamiento manual en papel. Se necesitaba una solución de Gestión de Procesos de Negocio (BPM, acrónimo en inglés de Business Process Management) para racionalizar el proceso de solicitud, aprobación y creación de la cuenta. Más específicamente, se necesitaba un sistema para extender el sistema de gestión de identidad de la UOD y su base de datos. El sistema debería incluir un motor de flujo de trabajo para racionalizar el proceso de solicitud de cuentas.

Proceso UOD

El sistema debería incluir un motor de flujo de trabajo para agilizar el proceso de solicitud de cuenta.

El proceso real es sencillo. La solicitud se inicia a través del sistema de gestión de identidad local, el Monarch Identification and Authorization System (MIDAS), e incluye una multitud de solicitudes diferentes que pueden procesarse con un solo flujo de trabajo.

Una vez que se inicia el proceso, se realiza una verificación de elegibilidad para determinar si el usuario está realmente autorizado a solicitar ciertos tipos de cuentas. Si él o ella es elegible, la solicitud se registra en FootPrints, una herramienta para el seguimiento de solicitudes e informes de problemas. Bonita luego envía la solicitud de cuenta a los aprobadores y a la creación de la cuenta.

El flujo de trabajo tiene cinco subprocesos diferentes que manejan todas las tareas de aprobación y creación de cuenta. Una cuenta puede necesitar supervisor, director de unidad de presupuesto, propietario de datos, aprobación del propietario del sistema o cualquier combinación de los anteriores. Es posible que algunas solicitudes solo necesiten la aprobación del supervisor, mientras que otras requieren la aprobación del propietario de los datos y / o del sistema. Se incluye en la cadena de aprobación un sistema de delegación en caso de que un aprobador no esté disponible para realizar la tarea en un cierto período de tiempo.

La delegación se gestiona individualmente, es decir, cada aprobador puede establecer múltiples delegados y asignarles diferentes tiempos de delegación, si es necesario. La tarea para cada aprobador puede incluir una lista de cuentas para el usuario que necesita aprobación, y pueden aprobarse o rechazarse.

Solo después de la aprobación se envía la lista de solicitudes a la creación de la cuenta. Esta puede ser una sub-lista de las cuentas originalmente solicitadas. Cada tarea también se registra en FootPrints para el mantenimiento de registros y también para que el usuario pueda seguir el progreso de creación de la cuenta. Además del proceso de solicitud, un proceso separado envía recordatorios todas las mañanas a todos los usuarios que tienen una tarea abierta en su bandeja de entrada.

 

La elección de Bonita

Para elegir una solución BPM, la universidad de Old Dominion evaluó Apache Activiti, JBPM y Bonita.

Con conectividad a otros sistemas y soporte de fácil acceso como criterio principal para seleccionar una herramienta BPM, UOD finalmente eligió a Bonita para respaldar su necesidad de una solución de gestión de procesos empresariales flexible para conectarse a sus sistemas ERP y de Gestión de identidades.

La conectividad con otros sistemas fue un criterio clave en la búsqueda de una herramienta BPM por parte de UOD. Aunque usaban las capacidades de flujo de trabajo dentro de su sistema ERP, gran parte de los datos para las solicitudes de cuenta no residían en su ERP, por lo que se necesitaba una herramienta para conectar el flujo del proceso, los datos y la administración de identidades.

Pudieron conectar su propia front-end con su sistema de gestión de identidades, que se integra con Bonita a través de una interfaz REST. También se conectó fácilmente a su base de datos back-end del ERP, el sistema Banner ERP.

UOD comenzó su proyecto de automatización de BPM con la versión de código abierto de Bonita, pero decidió actualizar a la versión del paquete de suscripción de Bonita en junio de 2012 para aprovechar el soporte profesional integrado para sus aplicaciones críticas y capacitación.

El equipo de Desarrollo de Middleware de UOD también recibió varias horas de tutoría de Servicios Profesionales, y todavía están aprovechando el soporte en línea las 24 horas cuando surgen problemas con el sistema.

Resultados clave

Antes de implementar su solución, el proceso de solicitud de cuenta de la universidad de Old Dominion se completó en papel y en varios sistemas desconectados. Después de implementar los procesos automatizados, la Universidad ha visto un aumento significativo en la velocidad de manejo de solicitudes de cuenta (tres veces más rápido).

Alrededor del 15% de las solicitudes diarias de la cuenta de ODU se procesan en línea, y este porcentaje está en constante crecimiento. La escuela ha reducido su tiempo de respuesta de tres días a un día para las solicitudes completadas en línea.

Además del proceso de solicitud de cuenta, UOD automatizó su proceso de auditoría, que ahora se ejecuta de forma mucho más fluida. xisten más de 300.000 "derechos" de auditoría almacenados en su ERP a los que están conectados actualmente los procesos de ERP y en los que se basan para tomar decisiones. Además, Bonita es utilizada en uno de los procesos de restablecimiento de contraseña y la UOD instalará en breve un nuevo proceso para encargarse de las Eliminaciones de cuentas. Dada su experiencia positiva con Bonita, la universidad de Old Dominion planifica extender el uso de esta solución de BPM a otras áreas y para otros fines.

 


Simplificando el proceso de solicitud de cuenta con Bonita.

 

"Agilizar nuestro proceso de solicitud de cuenta significa que dependemos menos del trabajo manual en papel. Logramos nuestro objetivo de tener un proceso de solicitud de cuenta electrónico en línea".

Nathalie Metzger - Desarrollador de middleware

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El proyecto de la Universiad  Old Dominion. Bonita en la prensa

La Universidad de Old Dominion optimiza la gestión de identidad con Business Process Automation en Campus technology.com  leer más > 

 

 

Presse

"Finalmente nos decidimos por Bonitasoft, principalmente porque tenía una interfaz REST funcional, (...) por lo que la relativa facilidad de diseño realmente nos hizo elegir finalmente a Bonita al final".

Nathalie Metzger - Desarrollador de middleware