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Bonita para procesos e-ciudadanos del Estado

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PROCERGS es una compañía brasileña de economía mixta de procesamiento de datos del Estado de Río Grande do Sul que inició sus actividades en 1972 como órgano ejecutor de la política de informática del Estado. Es la empresa de informática más importante de Rio Grande do Sul, con más de 1.000 colaboradores, siendo más de 800 del área técnica.  

La empresa procesa diariamente millones de transacciones vitales para el buen funcionamiento del servicio público y atención a la comunidad. Desarrollan y brindan soporte a 640 sistemas (58 de los cuales utilizan Alfresco y 30 Bonita), en cerca de 20 áreas públicas del estado como Seguridad, Educación, Salud, Saneamiento, Gestión, Seguridad Social, entre otras. 

Antes de la implementación Bonita

PROCERGS usaba la plataforma Documentum (procesos y repositorio), que cubría necesidades de BPM y ECM. Sin embargo, el costoso mantenimiento para garantizar la actualización de nuevas versiones y del soporte técnico que presentaba esta plataforma, limitaba la continuidad del servicio. Esto llevó a la empresa a adquirir la licencia de Bonita Enterprise de Bonitasoft, una solución que puede manejar la criticidad que la plataforma BPM tendría debido a los más de 600 sistemas que manejan.

Retos a enfrentar

La implementación inicial necesitaba ser realizada en poco tiempo, no obstante el equipo de tecnología no tenía conocimientos en la plataforma Bonita, así que el proyecto inició con cursos de capacitación presenciales que se llevaron a cabo en Porto Alegre por Konsultex, partner oficial de Bonitasoft, y por consultores de Bonitasoft. Esta formación fue dirigida al equipo de implementación Bonita y al grupo de soporte de servidores, redes y bases de datos.

En PROCERGS existe un sistema ejemplo en java y dotnet como framework del modelo base para los diferentes equipos de desarrollo de soluciones. A este framework fueron agregados dos módulos ejemplo para uso de las funcionalidades de repositorio Alfresco y procesos en Bonita. Esto permitió implementar funcionalidades de ECM y BPM de forma simple y rápida, usando el mismo ‘look & feel’ que las otras soluciones corporativas tenían.

 

Implementación de Bonita

Soluciones como la elaboración de laudos, concesión de permisos, acompañamiento de solicitudes, usan Bonita para gestionar todas las actividades (manuales o automáticas): desde la entrada a una página de un sitio web, digitalizar o elaborar un documento, solicitar un parecer, una firma digital, hasta el envío de e-mail informando su término. También, PROCERGS usa Bonita para integrar sistemas a solicitudes, por ejemplo, las vacaciones: desde su demanda hasta su aprobación, verificando si estas pueden ser solicitadas, pasando la información al sistema de pago y agendándolas en el calendario.

La integración de Bonita con diversos sistemas: 

  • Alfresco Content Services está fuertemente integrado con Bonita; Alfresco para tramitar contenidos, y Bonita cuando la solución requiere de un proceso de trabajo, y que su control y gestión sean determinantes. Esta integración está dimensionada para atender a 50.000 usuarios, aunque actualmente sean aproximadamente 25.000. 
  • Bonita se integró con SOE (Sistema Organizacional Extendido), que es la base de autenticación utilizada, desde su primera entrada en producción en 2013, garantizando la seguridad de acceso. 
  • La solución PROA (Processos Administrativos), fundamental para todos los servicios con procesos del Estado, está integrada a partir de servicios con soluciones que usan Bonita, facilitando la creación y seguimiento de los procesos administrativos.

Resultados obtenidos 

El uso de la plataforma BPM Bonita trajo beneficios, tanto para el usuario final como para los desarrolladores de sistemas con flujo de trabajo, que utilizan el Bonita como parte de su solución usando servicios PROCERGS (web services) que usan las APIS Bonita.

Principales beneficios para el desarrollador:

- Colectar informaciones del proceso para alimentar los sistemas legados
- Buscar informaciones de sistemas legados para ponerlas a disposición de los participantes del proceso
- Identificar mejoras de interface que reduzcan el esfuerzo de interacción del usuario con el proceso (como búsqueda de valores existentes, cálculos, etc.)
- Las validaciones están hechas para garantizar la integridad del proceso
- Versionamiento de procesos 

Principales beneficios para el usuário final:

- Formalización del proceso en la Organización
- Ejecución del proceso de forma estándar
- Facilidad de mantenimiento a través del versionamiento de procesos
- Lista de trabajo única para los usuários
- Gestión de los procesos a través de informes de indicadores y métricas

Konsultex

Konsultex - Socio integrador

"Como partner de Bonitasoft, Konsultex se siente orgullosa de haber liderado el proyecto de implementación de Bonita para las necesidades BPM de PROCERGS, apoyando a diversas soluciones para el Estado do Rio Grande do Sul. El trabajo en equipo con el cliente y el apoyo de Bonitasoft durante el proyecto han sido de gran utilidad para vencer los desafios que se presentaron y garantizar el éxito de la implementación.

Hemos realizado la migración de la plataforma Bonita a la versión mas reciente, lo que permitirá al cliente atender con agilidad a nuevas demandas que requieran gestión de procesos de negócio".

Miguel Koren O'Brien, Director de Konsultex.

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Hablemos

“Trabajamos con Bonita desde 2013 y, tanto en las áreas de soporte a servicios como en las de desarrollo de sistemas, hemos invertido mucho en tener una infraestructura robusta. Los clientes cuentan con un excelente soporte técnico y nuestra tendencia es continuar y usar cada vez más sus nuevas funcionalidades y recursos”. 

Luciano Monteiro da Silva, Gestor del Sector de Tecnología de Desarrollo en PROCERGS