En 2024, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sigue siendo un marco crítico para la protección de datos, influyendo en la manera en que las empresas gestionan los datos personales. Para las compañías que operan a través de fronteras nacionales, asegurar el cumplimiento del RGPD no se trata solo de evitar multas considerables, sino también de mantener la confianza de los clientes y demostrar un compromiso con la privacidad.
Desde su implementación, el RGPD ha cambiado fundamentalmente el panorama de la gestión de datos. Las empresas ahora deben adoptar medidas robustas de protección de datos, asegurando transparencia y responsabilidad en sus operaciones.
El incumplimiento del RGPD puede resultar en sanciones severas, incluidas multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global de la empresa, lo que sea mayor. Los CIO y sus equipos están obligados a garantizar el cumplimiento continuo del RGPD revisando y actualizando regularmente las políticas y procedimientos de protección de datos, capacitando al personal sobre los requisitos del RGPD y realizando auditorías internas para identificar y abordar cualquier brecha de cumplimiento.
La tarea de coordinar todos los sistemas y actores para lograr y demostrar este cumplimiento es enorme. Automáticamente los procesos de negocios para cumplir con el RGPD y demostrar este cumplimiento puede ser la clave.
Más allá de TI: hacer del cumplimiento del RGPD una responsabilidad de toda la empresa
El cumplimiento del RGPD toca todos los departamentos de la empresa, abarcando múltiples organizaciones, managers y procesos.
Incluso si una empresa no trata directamente con clientes o socios establecidos en la Unión Europea, aún puede verse afectada por las áreas de aplicación del RGPD. Todo lo que se necesita es que alguien basado en la UE interactúe con una empresa, en cualquier nivel, para que la empresa se vea afectada por los requisitos del RGPD.
Veamos un ejemplo. Uno de los aspectos del RGPD se conoce como “el derecho al olvido” o la eliminación de datos. Cuando alguien, ya sea un prospecto, un socio, un cliente o un consumidor basado en la Unión Europea, solicita la eliminación completa de su información de las bases de datos de su empresa, piensa en lo que eso realmente implica.
El principio del derecho al olvido
La definición de “datos personales” según el RGPD es amplia. Según el artículo 4 del RGPD, estos datos pueden incluir: “cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable ("sujeto de datos"); una persona física identificable es una persona que puede ser identificada, directa o indirectamente”. Esto podría ser información dejada en un formulario como un nombre, una dirección de correo electrónico; puede incluir información de pago; publicaciones en los sitios de redes sociales de la empresa, incluidas fotos; información médica, una dirección IP de computadora, y más.
La solicitud de alguien para eliminar sus datos significa entonces determinar su relación con la empresa. ¿Qué sistemas podrían contener potencialmente datos personales sobre esta persona?
Están los datos de clientes almacenados en el sistema CRM, y la información de los socios almacenada en el sistema de gestión de bases de datos relacionaesl interno (RDBMS).
Y luego están todos los procesos internos que involucran datos.
Descubriendo datos ocultos: cartografíar los datos personales en tus procesos de negocio
¿Podrías estar reteniendo datos financieros sobre una persona incluso si no ha realizado una transacción financiera con tu empresa? ¿Qué hay de tus sistemas de marketing y ventas? ¿Y el equipo de Customer Success? ¿Y el soporte al cliente? ¿Alguien en tu empresa ha citado a esta persona en una comunicación interna o externa? ¿La persona ha utilizado alguna de sus redes sociales? ¿Y qué hay de las copias de seguridad de todos estos sistemas?
¿Cuáles son las reglas internas que rigen la gestión de datos para cada uno de estos sistemas? Por ejemplo, ¿cuáles son las reglas de compromiso para tus datos de marketing? ¿Existen reglas para la eliminación de datos o los datos tienen fechas de caducidad?
Además de las medidas de auditoría y la documentación de la ubicación de todos los datos internos que pueden verse afectados por el RGPD, ¿tienes procesos implementados para definir cómo todos tus sistemas gestionan el acceso a los datos, su movimiento y su persistencia?
¿Has implementado los flujos de trabajo adecuados para abordar completamente el “derecho al olvido” y otros aspectos del RGPD?
El procesamiento automatizado de datos utilizando una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudarte a responder estas preguntas y a implementar los procesos y flujos de trabajo adecuados tanto para el cumplimiento como para la demostración del cumplimiento.
La automatización de procesos para demostrar el cumplimiento del RGPD
La automatización de procesos con BPM está diseñada para aportar orden y eficiencia al flujo de procesos complejos. El uso de una plataforma BPM puede simplificar y optimizar el cumplimiento del RGPD al hacer que los procesos estrechamente relacionados sean más fluidos, mientras documentas los flujos de procesos y proporcionas trazabilidad, lo cual es una parte clave para demostrar el cumplimiento del RGPD.
No basta con cumplir con el RGPD; debes ser capaz de demostrar este cumplimiento a las autoridades de la Unión Europea. Las plataformas de BPM pueden desempeñar un papel aquí, ya que gestionan procesos en tiempo real y crean un archivo rastreable que documenta lo que sucedió y cuándo.
Volvamos al ejemplo del “derecho al olvido” y veamos a qué se podría enfrentar un proveedor de software. La empresa debe documentar el cumplimiento con la solicitud de derecho al olvido de una persona basada en la UE en todos sus sistemas. La mayoría de los datos de la empresa residen en sistemas CRM como Salesforce™, pero los datos personales también pueden encontrarse en las bases de datos de contabilidad, marketing y seguimiento de licencias de software de la empresa, así como en publicaciones y artículos en varias redes sociales.
Los procesos automatizados com tecnologías de BPM pueden ser útiles para buscar, eliminar y documentar la eliminación de los datos personales del solicitante en todos estos sistemas; el motor de automatización de procesos Bonita de Bonitasoft registra automáticamente la fecha y la hora de cada paso de cada proceso. Identifica quién en la empresa es responsable de eliminar información en cada base de datos, luego registra cuándo se realizó cada eliminación.
Como middleware capaz de orquestar e interactuar con otros sistemas de información empresarial, una plataforma BPM como Bonita también puede gestionar procesos en diferentes aplicaciones de la empresa.
Sin procesos automatizados y orquestados, sería necesario escribir procesos para cada base de datos, sistema de correo electrónico, CRM, ERP, cada sistema empresarial por separado. Con un enfoque manual, es mucho más difícil asegurar que cada base de datos afectada haya sido verificada, y documentar que cada instancia de los datos personales del solicitante ha sido eliminada.
Prepara tu empresa para desafíos regulatorios futuros
Ten en cuenta que el cumplimiento del RGPD es un proceso, y un proceso complejo, no una lista de verificación o una serie de pasos aleatorios. Puedes diseñar un proceso metódico para gestionar los datos personales en todas las bases de datos de tu empresa, haciendo que la adopción de una plataforma BPM sea ideal para este tipo de cumplimiento.
Y como existen otros tipos de cumplimiento legal y regulatorio requerido en los negocios, algunos de los cuales aún no se han formulado, ya que las leyes y regulaciones cambian frecuentemente, la implementación de una plataforma BPM y la automatización de procesos también te ayudará a mantenerte al día con otros tipos de requisitos de cumplimiento.
Transforma tus procesos de negocio para cumplir con el RGPD y otros requisitos mientras continúas aprovechando los activos de TI existentes. Comienza a usar Bonita para estructurar tus flujos de trabajo y sistemas de manera que apoyen la ejecución efectiva de tareas de cumplimiento. Una vez que este modelo de gestión de procesos esté en su lugar, puedes agregar aplicaciones basadas en las plataformas que ya utilizas, incluyendo herramientas CRM, ERP y desarrollos personalizados.
Las aplicaciones empresariales automatizadas en Bonita Cloud disfrutan de una protección de datos y privacidad seguras y sólidas.
Bonitasoft cuenta con la certificación ISO 27001 de Bureau Veritas por la seguridad de la información de Bonita Cloud y por el desarrollo, las operaciones y el soporte de los clientes de Bonita Cloud.
Simplifica y logra el cumplimiento del RGPD con facilidad
El mundo cada vez más interconectado en el que vivimos complica la gestión y privacidad de los datos. Los desafíos planteados por el RGPD pueden haber tomado a tu empresa por sorpresa. Tal vez los procesos de tu empresa sean lo suficientemente simples como para que puedas gestionarlos manualmente por ahora.
Sin embargo, al adoptar una plataforma BPM como Bonita, estarás mejor preparado para responder a cualquier futura regulación de gestión de datos que seguramente emergerá. Mitiga riesgos, proteje la confianza del cliente y asegura el éxito a largo plazo de tu empresa en la era digital.
----
¿Quieres para dar el siguiente paso? Descubre cómo Bonita puede revolucionar tu estrategia de cumplimiento del RGPD y asegurar el futuro de tu empresa. Contáctanos para saber más sobre la automatización de procesos con Bonita.
